Pendidikan Pengembangan Aplikasi Integrasi Sistem & API

Sistem Akademik Multi Cabang

Satu sistem untuk lembaga pendidikan dengan banyak cabang: penjadwalan kelas, belajar dan ujian daring, akses orang tua, tagihan siswa, sampai pembukuan yang terbentuk dari transaksinya sendiri.

Sektor:
Pendidikan
Platform:
Web, Portal Siswa, Portal Orang Tua
Cakupan:
Akademik, Pembelajaran, Keuangan
PORTAL ORANG TUA
Kehadiran 14 / 16
Nilai ujian
86
school
Tagihan Oktober LUNAS
Laporan kelas BARU
dasbor pusat
SEMUA CABANG

Kelas Berjalan dan Penerimaan

Jadwal, kehadiran, dan tagihan berasal dari data yang sama

18 kelas Cabang Utara
Berjalan
12 kelas Cabang Selatan
Berjalan
9 kelas Cabang Timur
Jadwal diubah
calculate Pembayaran yang masuk langsung membentuk jurnal keuangan

Latar Belakang

Lembaga bimbingan belajar dengan banyak cabang menghadapi satu kesulitan yang berulang: tiap cabang punya jadwal, ruang, guru, dan harga programnya sendiri, sementara manajemen pusat perlu melihat semuanya dalam satu gambaran. Sebelumnya penjadwalan, pencatatan kehadiran, penagihan, dan pembukuan berjalan di berkas yang terpisah, sehingga angka di laporan keuangan baru cocok setelah dirapikan manual di akhir periode.

Tantangan

Sistem akademik dan sistem keuangan biasanya dibangun sendiri-sendiri. Justru di sambungan keduanya letak pekerjaan yang paling melelahkan, karena setiap kelas yang berjalan akhirnya menjadi tagihan, dan setiap tagihan akhirnya menjadi catatan pembukuan.

  • Tiap cabang punya jadwal, ruang, guru, dan harga program sendiri
  • Kehadiran dan hasil belajar perlu sampai ke orang tua tanpa diketik ulang
  • Pembayaran masuk dari banyak metode dan harus tercatat sebagai penerimaan
  • Pembukuan tidak boleh disusun ulang dari awal tiap akhir periode

Yang Kami Bangun

Kami membangun satu sistem yang menghubungkan tiga lapisan sekaligus. Lapisan operasional mengatur cabang, guru, program, harga, kalender akademik, dan penjadwalan kelas. Lapisan pembelajaran menyediakan materi, tugas, ujian daring dengan penilaian otomatis, serta portal terpisah untuk siswa dan orang tua. Lapisan keuangan menerima pembayaran lewat beberapa metode, lalu membentuk jurnal, buku besar, dan laporan keuangan dari transaksi yang sama.

Kelas yang berjalan hari ini sudah menjadi baris pembukuan, tanpa ada yang mengetik ulang.
Perjalanan Siswa

Alur Akademik

Lima langkah yang dilalui satu siswa, dari memilih program sampai perkembangannya terlihat orang tua.

  1. menu_book Langkah 1

    Memilih program

    Calon siswa melihat katalog program dan kelas yang tersedia di cabangnya, termasuk kelas percobaan.

  2. how_to_reg Langkah 2

    Pendaftaran dan penempatan

    Data siswa dicatat sekali, lalu ditempatkan pada kelas, level, dan sesi yang sesuai.

  3. calendar_month Langkah 3

    Kelas berjalan

    Jadwal rutin dan perubahan jadwal diatur per cabang, lengkap dengan ruang dan gurunya.

  4. fact_check Langkah 4

    Kehadiran dan hasil dicatat

    Laporan kegiatan pembelajaran mencatat kehadiran siswa dan guru, hasil ujian, keaktifan, serta catatan akhlak.

  5. groups Langkah 5

    Terlihat orang tua

    Orang tua membuka perkembangan belajar dan tagihan anaknya dari portalnya sendiri.

Banyak cabang, satu cara kerja

Cabang tidak dipaksa seragam, tetapi dikelola dengan pola yang sama. Program, harga, diskon, dan kalender akademik diatur per cabang dan per periode, sehingga kebijakan pusat tetap terlihat sementara tiap cabang bisa menyesuaikan keadaannya.

1
Harga dan diskon per cabang
Satu program bisa punya harga dan diskon berbeda menurut cabang dan periode berlakunya.
2
Jadwal rutin dan perubahannya
Penyusunan jadwal kelas serta penjadwalan ulang ditangani dalam satu tempat, termasuk ruang dan sesinya.
3
Guru dan kelas saling terhubung
Data guru dan staf terhubung ke kelas yang diampu, sehingga beban mengajar terlihat.
4
Pandangan pusat tetap utuh
Manajemen melihat seluruh cabang dari satu dasbor tanpa menunggu laporan dikirim.
Jadwal Kelas
CABANG UTARA
Sesi Senin Rabu Jumat
15.30 Kelas 9 A Kelas 9 A
17.00 Kelas 12 IPA Kelas 12 IPA
19.00 Kelas 10 B Kelas 10 B
apartment Program Intensif Cabang Utara · Periode ganjil
apartment Program Intensif Cabang Timur · Harga berbeda
calendar_month Penjadwalan ulang kelas tidak rutin memakai jalur yang sama

Belajar berlanjut di luar jam kelas

Materi, tugas, dan ujian berada di satu tempat yang sama dengan catatan kelasnya. Ujian daring dinilai otomatis, dan hasilnya langsung menjadi bagian dari perkembangan siswa, bukan angka terpisah yang harus disalin ke laporan.

1
Materi terstruktur
Video, modul, dan bahan belajar disusun mengikuti struktur bidang studi dan sub bidangnya.
2
Ujian dinilai otomatis
Ujian daring diperiksa sendiri oleh sistem, sehingga hasilnya tersedia tanpa menunggu koreksi manual.
3
Perkembangan terpantau
Pengumpulan tugas, hasil ujian, dan keaktifan terkumpul menjadi satu gambaran perkembangan siswa.
4
Orang tua ikut melihat
Portal orang tua menampilkan kehadiran, hasil belajar, dan pengumuman resmi lembaga.
Ujian Daring
DINILAI OTOMATIS
Soal 12 / 20
check
check
check
Sisa 24:18
check Materi dan modul diakses
check Tugas dikumpulkan tepat waktu
check Hasil ujian masuk ke perkembangan
check Orang tua menerima pemberitahuan

Dari tagihan siswa sampai laporan keuangan

Bagian inilah yang paling jarang tersambung pada sistem akademik pada umumnya. Tagihan siswa dan tagihan lembaga mitra, pembayaran dari beberapa metode, pengembalian dana, biaya operasional, sampai aset dan anggaran bermuara ke pembukuan yang sama, sehingga laporan keuangan tidak perlu disusun ulang.

1
Tagihan siswa dan mitra
Tagihan dibuat dan dipantau untuk siswa perorangan maupun lembaga mitra yang bekerja sama.
2
Beberapa metode pembayaran
Pembayaran diterima lewat virtual account, QRIS, dan dompet digital, lalu tercatat sendiri saat berhasil.
3
Jurnal terbentuk otomatis
Transaksi yang sudah terjadi membentuk jurnal, buku besar, dan laporan keuangan tanpa pencatatan ganda.
4
Periode bisa dikunci
Periode akuntansi yang sudah selesai dikunci, sehingga angka laporan tidak berubah setelah ditutup.
Tagihan ke Pembukuan SATU ALUR
Tagihan program intensif TERBAYAR
Virtual account QRIS Dompet digital
check Jurnal otomatis Penerimaan program
check Buku besar Kas dan pendapatan
check Laporan keuangan Periode berjalan
lock Periode yang sudah ditutup dikunci, angka laporannya tidak berubah lagi
Struktur Solusi

Fitur Utama

apartment

Kelola cabang

Cabang, ruang kelas, sesi, level, dan kapasitasnya dikelola dari satu sistem.

calendar_month

Kalender dan jadwal

Kalender akademik tahunan, penjadwalan kelas rutin, dan penjadwalan ulang kelas tidak rutin.

person

Guru dan staf

Data guru serta staf, akses guru, dan keterhubungannya dengan kelas yang diampu.

school

Siswa dan pendaftaran

Pendaftaran siswa, data akademik, penempatan kelas, sampai kelas percobaan calon siswa.

menu_book

Materi pembelajaran

Video, modul, dan bahan belajar tersusun mengikuti struktur bidang studi.

assignment

Tugas dan ujian daring

Pemberian dan pengumpulan tugas, serta ujian daring dengan penilaian otomatis.

fact_check

Laporan kegiatan belajar

Kehadiran siswa dan guru, hasil ujian, keaktifan, dan catatan akhlak dalam satu laporan kelas.

groups

Portal orang tua

Orang tua memantau kehadiran, perkembangan belajar, dan tagihan anaknya sendiri.

receipt_long

Tagihan dan pembayaran

Tagihan siswa dan lembaga mitra, pembayaran beberapa metode, serta pengembalian dana.

calculate

Pembukuan otomatis

Jurnal otomatis, buku besar, laporan keuangan, pajak, aset, dan anggaran dari transaksi yang sama.

notifications_active

Pemberitahuan dan pengumuman

Pemberitahuan otomatis ke siswa dan orang tua, termasuk presensi dan pengumuman resmi.

insights

Penilaian layanan

Penilaian dan survei kepuasan terhadap layanan serta guru dikumpulkan dari penggunanya.

Titik Sambung

Sistem yang dihubungkan

payments

Gerbang pembayaran

Pembayaran tagihan diterima lewat virtual account, QRIS, dan dompet digital.

notifications_active

Pemberitahuan ke perangkat

Perubahan presensi, tagihan, dan pengumuman dikirim ke siswa serta orang tua.

chat

Kanal komunikasi

Pertanyaan, keluhan, dan permintaan disalurkan lewat kanal komunikasi yang tercatat.

toll

Rekan lembaga mitra

Lembaga mitra mendapat dasbor akademik dan tagihannya sendiri.

Dampak Operasional

Hasil

Nilai terbesarnya bukan pada banyaknya fitur, melainkan pada hilangnya pekerjaan menyalin data antar bagian yang selama ini memakan waktu tiap akhir periode.

Jadwal antar cabang Disusun terpisah di tiap cabang Satu pola penjadwalan, terlihat dari pusat
Hasil belajar Direkap guru lalu disampaikan berkala Tercatat per kelas dan terbuka bagi orang tua
Pembayaran Dicocokkan manual dengan bukti transfer Tercatat sendiri saat pembayaran berhasil
Laporan keuangan Disusun ulang tiap akhir periode Terbentuk dari jurnal transaksi berjalan
account_tree

Cabang bertambah tanpa sistem baru

Cabang baru mengikuti pola yang sudah ada, tidak perlu pencatatan sendiri di luar sistem.

groups

Orang tua tidak perlu bertanya

Kehadiran, hasil belajar, dan tagihan bisa dilihat sendiri kapan saja.

calculate

Keuangan menutup lebih cepat

Pembukuan tersusun dari transaksi berjalan, sehingga penutupan periode tidak dimulai dari nol.

Siap dikembangkan lagi
  • check_circle Program dan skema harga baru ditambahkan tanpa mengubah sistem
  • check_circle Lembaga mitra bergabung memakai alur tagihan yang sama
  • check_circle Data kehadiran dan hasil belajar menjadi bahan evaluasi mutu pengajaran

Lembaga bisa menambah cabang dan program tanpa menambah pekerjaan administrasi yang sama berulang kali di belakang layar.

Dikerjakan melalui
code_blocks Pengembangan Aplikasi hub Integrasi Sistem & API school Pendidikan

Punya kebutuhan serupa?

Ceritakan bagaimana lembaga Anda berjalan hari ini, kami bantu rancang sistem akademik dan keuangannya.

grid_view Lihat Portofolio Konsultasi Gratis arrow_forward