Manajemen Fasilitas & Gedung Pengembangan Aplikasi

Manajemen Fasilitas Gedung

Pekerjaan harian pengelola gedung disatukan dalam satu sistem: kebersihan, patroli keamanan, izin kerja vendor, transportasi dinas, keluhan aset, pemeliharaan berkala, gudang, sampai lalu lintas dokumen.

Sektor:
Manajemen Fasilitas & Gedung
Platform:
Web, Konsol Petugas
Cakupan:
Layanan Gedung, Aset, Dokumen
LAYANAN GEDUNG
design_services Kebersihan
security Patroli keamanan
construction Izin kerja vendor
local_shipping Transportasi dinas
Keluhan baru forum
Pendingin ruang rapat lantai 7
pengelolaan gedung
HARI INI

Pekerjaan Gedung Berjalan

Kebersihan, keamanan, perbaikan, dan dokumen dalam satu tampilan

42/48
Ruangan bersih
16/16
Titik patroli
5
Keluhan terbuka
Pemeliharaan lift
Terjadwal
Izin kerja vendor
2 menunggu
Kiriman dokumen
9 tercatat
build Keluhan berulang menjadi dasar penjadwalan pemeliharaan

Latar Belakang

Pengelolaan gedung terdiri dari banyak pekerjaan kecil yang berjalan bersamaan dan hampir semuanya dicatat di buku atau lembar kerja masing-masing regu. Kebersihan punya cek lisnya sendiri, keamanan punya buku patroli, vendor mengisi formulir izin kerja, keluhan pengguna masuk lewat pesan, dan pemeliharaan aset diingat berdasarkan kebiasaan. Saat ditanya kondisi gedung secara menyeluruh, jawabannya harus dikumpulkan dari banyak tempat.

Tantangan

Menyatukan pekerjaan yang beragam tanpa membuat petugas lapangan merasa dibebani pencatatan adalah bagian tersulitnya.

  • Setiap jenis pekerjaan punya cara pencatatan sendiri
  • Petugas lapangan tidak punya waktu mengisi formulir panjang
  • Keluhan pengguna gedung mudah hilang bila lewat pesan pribadi
  • Pemeliharaan aset bergantung pada ingatan, bukan jadwal tercatat

Yang Kami Bangun

Kami membangun sistem yang memberi setiap pekerjaan tempatnya sendiri namun berbagi satu dasbor. Kebersihan dicatat per ruangan, patroli dicatat per titik, izin kerja vendor melewati persetujuan, keluhan aset menjadi tiket yang ditutup dengan laporan penanganan, pemeliharaan berjalan mengikuti jadwal, dan lalu lintas dokumen maupun barang tercatat masuk keluar gedung.

Kondisi gedung bisa dijawab dari satu tempat, bukan dari enam buku catatan.
Perjalanan Keluhan

Alur Penanganan

Lima langkah yang dilalui satu keluhan aset, dari dilaporkan pengguna sampai ditutup dengan laporan.

  1. forum Langkah 1

    Dilaporkan pengguna

    Pengguna gedung melaporkan aset yang bermasalah beserta lokasinya.

  2. rule Langkah 2

    Diperiksa pengelola

    Laporan diperiksa, dikelompokkan, dan diteruskan ke regu yang menangani.

  3. build Langkah 3

    Ditangani petugas

    Perbaikan dikerjakan, termasuk bila perlu izin kerja untuk vendor.

  4. inventory_2 Langkah 4

    Kebutuhan barang dicatat

    Suku cadang atau barang gudang yang terpakai ikut tercatat.

  5. fact_check Langkah 5

    Ditutup dengan laporan

    Penanganan dilaporkan sehingga keluhan tertutup dengan bukti, bukan hilang begitu saja.

Pekerjaan rutin yang meninggalkan catatan

Kebersihan dan keamanan adalah pekerjaan yang dianggap selesai bila tidak ada keluhan. Karena itu keduanya dicatat per satuan yang jelas: kebersihan per ruangan, patroli per titik gedung. Catatan ini bukan untuk mengawasi petugas, melainkan agar pengelola tahu bagian mana yang belum tersentuh hari itu.

1
Kebersihan per ruangan
Progres pembersihan dicatat untuk tiap ruangan, sehingga cakupan harian terlihat.
2
Patroli per titik
Laporan keamanan dicatat pada setiap titik gedung yang dilalui.
3
Izin kerja vendor
Pekerjaan vendor di dalam gedung melewati perizinan agar keselamatan kerja terjaga.
4
Layanan cepat di beranda
Setiap pengguna melihat lebih dulu layanan yang paling sering ia butuhkan.
Cakupan Harian LANTAI 7
Kebersihan ruangan 10 / 12
Selesai Belum
Patroli keamanan security
check check check check
Empat dari enam titik sudah dilalui ronde ini
construction Pekerjaan vendor di dalam gedung melewati izin kerja lebih dulu

Dari keluhan menjadi perawatan terjadwal

Keluhan pengguna gedung dicatat sebagai laporan yang harus ditutup dengan penanganan, bukan sebagai pesan yang mudah terlewat. Dari keluhan yang berulang, pemeliharaan berkala disusun sehingga perbaikan bergeser dari menunggu rusak menjadi merawat sebelum rusak.

1
Keluhan menjadi laporan
Aset bermasalah dilaporkan, ditangani, lalu ditutup dengan laporan penanganan.
2
Pemeliharaan berkala
Perawatan aset kantor dijadwalkan, bukan menunggu kerusakan terjadi.
3
Kebutuhan gudang tercatat
Barang keperluan umum dikelola di gudang beserta pemakaiannya.
4
Transportasi dinas terkelola
Pemeriksaan kendaraan, biaya operasional, dan kupon bahan bakar dikelola dalam satu modul.
Keluhan Aset DITUTUP DENGAN LAPORAN
Pendingin ruang rapat 7A DITANGANI
check Dilaporkan pengguna
check Diteruskan ke regu teknik
check Suku cadang diambil dari gudang
Laporan penanganan
Pemeliharaan berkala build
Lift penumpang Bulan ini
Genset cadangan Bulan depan
Pendingin lantai 7 Triwulan
inventory_2 Pemakaian barang gudang ikut tercatat pada penanganannya

Dokumen, barang, dan tagihan punya jejak

Gedung juga mengurus lalu lintas dokumen internal, kiriman masuk dan keluar, serta tagihan dari penyedia layanan. Ketiganya dicatat agar pertanyaan sederhana seperti dokumen sudah sampai ke siapa atau tagihan sudah sampai tahap mana punya jawaban tanpa bertanya ke banyak orang.

1
Pencatatan dokumen internal
Pengiriman dokumen antar bagian tercatat beserta penerimanya.
2
Kiriman masuk dan keluar
Dokumen dan barang yang masuk atau keluar gedung tercatat di satu tempat.
3
Status tagihan terpantau
Tagihan yang masuk dipantau sampai tahap penyelesaiannya.
4
Riwayat bisa ditelusuri
Pertanyaan tentang posisi dokumen atau tagihan dijawab dari catatan, bukan ingatan.
Lalu Lintas Dokumen TERCATAT
description Dokumen internal Diterima bagian umum
mail Kiriman masuk gedung Diteruskan ke penerima
local_shipping Kiriman keluar Diserahkan ke kurir
Status tagihan receipt_long
Masuk Diperiksa Disetujui Dibayar
history Posisi dokumen dan tagihan dijawab dari catatan, bukan ingatan
Struktur Solusi

Fitur Utama

dashboard

Dasbor layanan

Layanan cepat yang relevan bagi tiap pengguna beserta informasi penting gedung.

design_services

Kebersihan ruangan

Progres pembersihan dicatat per ruangan di dalam gedung.

security

Patroli keamanan

Laporan keamanan dicatat pada setiap titik patroli.

construction

Izin kerja vendor

Perizinan kerja vendor di dalam gedung beserta pemeriksaan keselamatannya.

local_shipping

Transportasi dinas

Pemeriksaan kendaraan, biaya operasional, kupon bahan bakar, dan daftar armada.

forum

Keluhan aset

Keluhan pengguna atas aset bermasalah beserta laporan penanganannya.

build

Pemeliharaan berkala

Perawatan aset kantor dijadwalkan dan dipantau pelaksanaannya.

inventory_2

Gudang kebutuhan umum

Pengelolaan barang keperluan operasional gedung.

description

Buku catatan dokumen

Pengiriman dokumen internal dicatat beserta penerimanya.

mail

Kiriman masuk dan keluar

Dokumen dan barang yang keluar masuk gedung tercatat.

receipt_long

Status tagihan

Tagihan yang masuk dipantau sampai selesai diproses.

badge

Layanan kepada pengguna gedung

Layanan bagi pekerja di dalam gedung, termasuk pemeriksaan mandiri kondisi kesehatan.

Dampak Operasional

Hasil

Yang berubah adalah kemampuan menjawab: kondisi gedung tidak perlu dikumpulkan dari banyak regu sebelum bisa dilaporkan.

Catatan pekerjaan Tersebar di buku tiap regu Terkumpul di satu sistem
Keluhan pengguna Lewat pesan, mudah terlewat Menjadi laporan yang harus ditutup
Pemeliharaan aset Dikerjakan setelah rusak Dijadwalkan sebelum rusak
Posisi dokumen Ditanyakan ke banyak orang Ditelusuri dari catatan pengiriman
fact_check

Pekerjaan harian terbukti

Kebersihan dan patroli punya catatan cakupan, bukan hanya asumsi sudah dikerjakan.

build

Perbaikan tidak menggantung

Keluhan tertutup dengan laporan penanganan yang bisa ditunjukkan.

summarize

Laporan pengelolaan lebih mudah

Bahan laporan kepada pemilik gedung tersedia dari catatan berjalan.

Siap dikembangkan lagi
  • check_circle Gedung atau lokasi baru memakai pola pencatatan yang sama
  • check_circle Riwayat keluhan menjadi dasar penyusunan jadwal pemeliharaan
  • check_circle Data pemakaian barang gudang membantu perencanaan pengadaan

Pengelolaan gedung berhenti bergantung pada kebiasaan tiap regu, dan mulai berjalan di atas catatan yang sama.

Dikerjakan melalui
code_blocks Pengembangan Aplikasi apartment Manajemen Fasilitas & Gedung

Punya kebutuhan serupa?

Ceritakan pekerjaan pengelolaan gedung yang masih tercatat manual, kami bantu satukan sistemnya.

grid_view Lihat Portofolio Konsultasi Gratis arrow_forward